Многие люди сегодня относятся к вопросу автоматизации и ИТ как к необходимости больших вложения и считают, что эти мероприятия имеют сомнительную окупаемость. Не стоит никого убеждать в необходимости автоматизации и говорить о ее достоинствах. Лучше рассмотреть варианты, как без значительных вложений, при помощи быстрых и простых решений можно сэкономить и заработать миллионы.

Пределы «адекватных» значений

Например, одна из компаний принимает заказы по электронной почте и телефону. Заказчики или клиенты могут допустить ошибку. Могут прислать недостоверный файл, где будут перепутаны единицы измерения или некоторые цифры. При большом объеме заказов операторы не имеют возможности каждый раз делать проверку. И товар становится ненужным, а вместе с этим растут издержки на зарплату, сырьевые материалы и т.д. Да и мнение клиента о такой компании ухудшается.

Решение есть, причем достаточно простое. Для этого используется несложная формула – вносимое значение сравнивается с прошлыми заказами, сделанными в течение месяца. И если заказ текущий превышает более, чем в два раза статистический, то система выдает об этом сигнал и просит оператора проверить еще раз. В таком случае оператор может сделать звонок клиенту и уточнить все значения.

Стоимость такого решения – 5 тысяч рублей за услуги программиста, длительность работы – три часа. В результате можно сократить потери на 300 тысяч рублей в месяц.

Запреты на исправления

Возможность вносить коррективы в данные в системе – это одна из давних лазеек для воровства среди сотрудников. Расходный ордер со склада после того, как прошла отгрузка и возврат документов, можно вручную поменять в выгодную сторону. Таким образом, по программе списывается больше товара, чем его было отгружено, а разница продукции присваивается недобросовестным сотрудником.

Здесь самый простой выход – наложить вето на внесение коррективов в систему после того, как они были введены. Право исправлять что-либо должно остаться только за руководителем. Изменение данных обязательно должно сопровождаться формами, где будут указываться причины внесенных поправок. Статистика причин и сумма корректировок будут выводиться в отдельный отчет для начальства.

Таким образом, достигается эффект: люди начинают чувствовать большую ответственность, и не будут ошибаться во время ввода значений. Это позволяет сократить потери от ошибок. Второй и главный эффект – все коррективы становятся доступными. И любые всплески будут анализироваться, и разбираться руководителями.

В одной из компаний, где был применен подобный опыт, объем воровства среди сотрудников на складе существенно сократился. Стоимость реализации проекта – 24 тысячи за услуги программистов. Длительность установки программы – два дня. Результатом стало сокращение недостачи на складе на сумму около миллиона рублей за месяц. Получается, что в течение года можно сохранить больше десяти миллионов рублей.