Около термина «автоматизация бизнеса» сегодня ходит большое число различных мифов, предрассудков и стереотипов. К примеру, люди говорят о том, что автоматизация необходима только для крупных компаний, а мелкие предприятия могут запросто обходиться без нее. Или о том, что системы автоматизации – это слишком дорогостоящее удовольствие, и совершено нет гарантии того, что расходы когда-нибудь покроются. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по этому поводу.

Что такое автоматизация бизнеса

Использование технологий автоматизации бизнеса подразумевает переход компании с ручных трудоемких операций на применение современных информационных технологий в работе. К тому же автоматизация предполагает внедрение современных технологий в тех процессах, где ранее они вовсе не применялись.

Использование автоматизации в малом бизнесе

Автоматизацию в малом бизнесе используют преимущественно в двух вариантах:

· В главных бизнес-процессах, например, автоматизация продаж или взаимодействия с заказчиками, то же самое применение CRM;

· В процессах поддержки, которые напрямую не оказывают влияния на увеличение доходов, но считаются обязательными для ведения дел, к примеру, отчетность и бухгалтерия.

Таким образом, мотивы и цели процесса внедрения автоматизации могут быть различными. В первом варианте это необходимо для повышения прибыльности бизнеса, а во втором случае – для сокращения расходов времени и средств.

Как устроены системы автоматизации

Технологии и системы автоматизации представляют собой сервисы и программы, применяемые для перехода от ручной работы к информационным методикам. Другими словами, сложная система ERP и интернет-сервис для онлайн-магазина – это система автоматизации.

Каждая система состоит из двух основных моментов:

1. Сбор и обработка данных;

2. Предоставление собранной и прошедшей обработку информации в том объеме и формате, который будет удовлетворять руководителя или специалиста.

К примеру, если в системе будет фигурировать информация о контактах с потенциальными клиентами, а затем будет отмечено, на каком этапе находятся переговоры с каждым, введены данные об итогах переговоров и подписанных договорах, то в правильно организованной системе для управления продажами можно сразу же получать воронку продаж. К тому же при накоплении определенной статистики, руководителю станет доступен и прогноз продаж, в зависимости от того, насколько интенсивно поработали его подчиненные.

Чем сложнее и крупнее бизнес, тем больше исходных данных нужно собрать и тем детальнее и разнообразнее должны быть отчеты по результатам.

Таким же образом системы автоматизации действуют и в других направлениях. Начальство может мгновенно получать информацию о состоянии дел в фирме. Ему доступны: суммы средств на счетах, объемы долгов и одолженных денег, вид структуры расходов, эффективность проекта, уровень качества работы каждого сотрудника.